CSRD-Antrag im Jahr 2025 für die Berichterstattung 2026 - Verfahren, häufige Fallstricke und Ratschläge

In diesem Artikel stellen wir sicher, dass Sie alles wissen, was Sie wissen müssen, und geben Ihnen eine Schritt-für-Schritt-Anleitung für die rechtzeitige Einhaltung der Vorschriften.

Die wichtigsten Punkte, die behandelt werden: 

• Kurzer Überblick über CSRD & Anforderungen
• Wichtigkeit der Vorbereitung vor dem Start
• Schritt-für-Schritt-Verfahren zur Einhaltung der CSRD
• Häufige Fallstricke bei der Umsetzung von CSRD
• Lassen Sie sich von unseren Kunden inspirieren

Ein kurzer Überblick über die CSRD und ihre Anforderungen

Kurz gesagt ist die CSRD die Richtlinie der Europäischen Union, die für mehr Transparenz und Verantwortlichkeit in der Nachhaltigkeitsberichterstattung sorgen soll. Sie verlangt von den Unternehmen, Informationen über ihre Leistungen in den Bereichen Umwelt, Soziales und Unternehmensführung (ESG) offenzulegen. Die CSRD ist die ehrgeizigste Verordnung, die jemals im Bereich der Nachhaltigkeit eingeführt wurde und von den Unternehmen neue datengestützte Anstrengungen verlangt.

Für Unternehmen, die dieser Meldepflicht unterliegen, gibt es je nach Größe und Finanzkennzahlen unterschiedliche Anwendungsfristen. Wenn Sie sich nicht sicher sind, bis wann Sie die Vorschriften erfüllen müssen, wenden Sie sich an unser Expertenteam:

Für welche Unternehmen gilt die CSRD für das Steuerjahr 2025, wobei der erste Bericht im Jahr 2026 fällig ist?

Dieser Zeitplan gilt für Ihr Unternehmen, wenn Sie mindestens zwei der folgenden Fragen mit "ja" beantworten:

• Beschäftigt Ihr Unternehmen mehr als 250 Mitarbeiter?
• Beträgt der Umsatz 50 Millionen Euro oder mehr?
• Ist das Gesamtvermögen 25 Millionen Euro oder mehr wert?

⏰ Um sicherzustellen, dass Sie bis 2026 einen prüfbaren Bericht vorlegen können, müssen Sie ab Januar 2025 mit der Erfassung der erforderlichen Kennzahlen beginnen ⏰

Warum es gefährlich ist, sich nicht rechtzeitig vorzubereiten

Die ersten Berichte sind im Jahr 2026 fällig. Sie fragen sich vielleicht, warum die Unternehmen so hart daran arbeiten, bis Januar 2025 fertig zu sein. Die Antwort liegt in den Zielen der CSRD. Bei der Ausarbeitung der Richtlinie verfolgte die EFRAG das Ziel, die Zuverlässigkeit von ESG-Daten zu erhöhen: Sie müssen genauso zuverlässig und genau werden wie Finanzinformationen. Dies hat mehrere Auswirkungen, wie z. B. die Sicherstellung des Prüfpfads für jeden Datenpunkt. Für einen bestimmten Datenpunkt sollte dies möglich sein:

• Beweisen Sie, dass die Informationsquelle zuverlässig ist.
• Verfolgen und protokollieren Sie jede Aktualisierung des Datenpunkts.
• Definieren Sie für jeden Datenpunkt eine verantwortliche Person (Dateneigentümer).

Beachten Sie, dass externe Prüfer zu den gleichen Schlussfolgerungen kommen sollten wie Sie. Wenn Sie also im Jahr 2026 auf der Grundlage von Daten aus dem Jahr 2025 Bericht erstatten müssen, sollte Ihr Unternehmen bereits zu Beginn des Geschäftsjahres 2025 - für die meisten Unternehmen also im Januar - über die entsprechenden Systeme verfügen, um prüfungssichere Daten zu erfassen. 

Risiken einer Verzögerung der Datenerfassung

Wenn Sie mit der Datenerfassung erst später beginnen, sind Sie zwei Arten von Risiken ausgesetzt:

• Fehlende Daten: Wenn Sie vor 2025 keine gründliche Datenerfassung durchführen, könnten Sie wichtige Datenpunkte übersehen, die später nur schwer zu beschaffen sind.
• Den Prüfpfad durchbrechen: Ähnlich wie bei den Jahresabschlüssen müssen die Prüfer in der Lage sein, alle ESG-Datenpunkte, die für das geprüfte Jahr relevant sind, zurückzuverfolgen und darauf zuzugreifen. Eine unzureichende Datenerfassung kann den Prüfungsprozess beeinträchtigen.

Vorbereiten: Eine schrittweise Anleitung

Es mag offensichtlich erscheinen, aber der erste Schritt besteht darin, sich mit den Anforderungen, dem Umfang und dem Zeitplan der CSRD vertraut zu machen. Die EFRAG-Website und unsere Artikel sind ein guter Anfang.

Sie können das gesamte Projekt in Eigenregie oder mit Unterstützung eines Partners durchführen. Bei ROSE unterstützen wir unsere Kunden bei allen folgenden Schritten während der Software-Implementierungsphase. Unsere Methodik steht im Einklang mit den EFRAG-Leitlinien: 

Schritt 1: Durchführung der doppelten Wesentlichkeitsbewertung in 4 Phasen

Die doppelte Wesentlichkeitsbewertung (Double Materiality Assessment, DMA) ist ein entscheidender Schritt, der auf den ersten Blick komplex erscheinen mag, aber mit der richtigen Methodik zu bewältigen ist.

Phase 1: Kartierung der Wertschöpfungskette und der Interessengruppen 

Bei der Abbildung der Wertschöpfungskette geht es um die Identifizierung und Visualisierung der wichtigsten Aktivitäten, Prozesse und Beteiligten, die an der Herstellung und Bereitstellung eines Produkts oder einer Dienstleistung beteiligt sind. Hier sind die wichtigsten Schritte. 

• Es wird eine Aufteilung nach Geschäftsbereichen vorgenommen.
• Jede Tätigkeit an einem bestimmten Punkt der Wertschöpfungskette (nachgelagert, vorgelagert, im Betrieb) wird überprüft.
• Abhängigkeiten und betroffene Akteure können ebenfalls beschrieben werden.

Bei der Erfassung der Stakeholder gibt es zwei Haupttypen: diejenigen, die von den Auswirkungen betroffen sind, und diejenigen, die die Nachhaltigkeitsberichte nutzen werden. Wir empfehlen, die bestehenden Interaktionen, die Ihr Unternehmen bereits mit ihnen hat (ein Klassiker ist die bestehende Mitarbeiterbefragung) und die damit verbundenen Erwartungen, die bereits klar sind, zu erfassen. Dies bildet eine Grundlage, um zu verstehen, wo die Einbindung der Stakeholder fehlt und wo sie am dringendsten benötigt wird.

Phase 2: Auswirkungen, Risiken, Chancen (IROs)

Es geht darum, zu bestimmen, was für Ihr Unternehmen wesentlich ist und welche Elemente daher für Ihren CSRD-Bericht obligatorisch sind. Während dieses Prozesses listen wir die Auswirkungen (positiv und negativ), Risiken und Chancen (IROs) des Unternehmens im Zusammenhang mit den Nachhaltigkeitsfragen (Themen, Unterthemen und Unterunterthemen) auf. Dies ist ein umfangreicher Prozess, der in diesem Artikel näher beschrieben wird.

Phase 3: Festlegung von Schwellenwerten und Bewertung

In dieser Phase legt das Unternehmen fest, ob jede IRO als wesentlich anzusehen ist oder nicht. 

• Nur Elemente, die bestimmte Schwellenwerte überschreiten, sind wesentlich und für Ihr Unternehmen relevant.
• Diese Schwellenwerte werden anhand einer Formel festgelegt, die Faktoren wie Ausmaß, Umfang, Abhilfemöglichkeiten und Wahrscheinlichkeit berücksichtigt.
• Wenn eine Punktzahl den Schwellenwert überschreitet, ist das Thema wesentlich, und die entsprechenden Datenpunkte werden dann für die Berichterstattung ermittelt.

Auf der Grundlage der wesentlichen IROs wird die endgültige Liste der wesentlichen Nachhaltigkeitsthemen (Themen, Unterthemen und Unterunterthemen) eingegrenzt.

Phase 4: Von Nachhaltigkeitsfragen zu Offenlegungspflichten

Sobald die Nachhaltigkeitsaspekte identifiziert sind, besteht der letzte Schritt darin, die sich aus den Nachhaltigkeitsaspekten ergebenden Offenlegungspflichten zu definieren.

Schritt 2: Abrufen und Verwalten von Daten

Um die CSRD zu erfüllen, müssen die Unternehmen Daten zu den festgelegten Offenlegungsanforderungen sammeln und diese Informationen in ihre Nachhaltigkeitsberichte aufnehmen.

Nach unserer Erfahrung ist dieser Schritt aufgrund der Komplexität der Nachhaltigkeitsdaten die größte Herausforderung:  

• Ganzheitlicher Charakter: Die Daten decken Umwelt-, Governance- und soziale Aspekte ab und umfassen verschiedene Messgrößen wie Tonnen, Kubikmeter, geschlechtsspezifische Unterschiede oder schriftliche Richtlinien.
• Verstreute Daten: Nachhaltigkeitsdaten werden an verschiedenen Orten gespeichert - in Buchhaltungssoftware, HR-Suiten, ERP-Systemen, Gehaltsabrechnungen oder sogar in lokalen Sensoren im Feld. Das Abrufen und Verwalten dieser Daten kostet Zeit.
• Datenqualität: Nach dem Abruf der Daten ist es wichtig, ihre Qualität, Konsistenz und Vollständigkeit sicherzustellen.

Eine ordnungsgemäße Datenverwaltung ist in jeder Phase des Nachhaltigkeitsmanagements von entscheidender Bedeutung: um CSRD-konform zu werden, um erreichbare Ziele zu setzen und um Geschäftsentscheidungen auf der Grundlage der Nachhaltigkeitsauswirkungen zu treffen.

Hinweis: Bei ROSE vereinfachen wir diesen Prozess mit dem Datenstudio, einem speziellen Teil unserer Software, der es Ihnen ermöglicht, Quelldateien aus verschiedenen Quellsystemen hochzuladen und die Daten an einem Ort zu bearbeiten.

Schritt 3: Definition von Zielen und Vorgaben

Ein häufiger Fehler ist die Annahme, dass die Arbeit nach der Datenerfassung erledigt ist. Die CSRD geht über die bisherigen Vorschriften hinaus und verlangt von den Unternehmen, dass sie sich Ziele setzen und eine kontinuierliche Verbesserung nachweisen.

• Ausrichtung: Die Ziele sollten mit Ihrer Wesentlichkeitsbewertung und der EU-Taxonomie übereinstimmen.
• Eigenverantwortung: Die Ziele sollten einer bestimmten Person (Verantwortlicher) zugewiesen werden, die für den Fortschritt verantwortlich ist und dafür sorgt, dass die Arbeit koordiniert und die Fristen eingehalten werden.
• Aktionsschritte: Unterteilen Sie die Ziele in kleinere Maßnahmen, die jeweils mit einem Verantwortlichen und einer Frist versehen sind.

Hinweis: Die Verwendung einer speziellen Software für die Verwaltung von Zielen und Maßnahmen ist nicht zwingend erforderlich, aber hilfreich, da alle Daten in dem Bericht konsolidiert werden müssen. ROSE bietet diese Funktion.

Schritt 4: Beginnen Sie mit dem Entwurf Ihres ersten auf das CSRD abgestimmten Berichts 🎉.

Wenn Sie die vorangegangenen Schritte befolgt haben, sollte dieser letzte Teil einfach zu bewältigen sein. Es gibt jedoch noch einige Dinge zu beachten:

• Struktur des Berichts: Sicherstellen, dass er den CSRD-Anforderungen entspricht.
• Lesbarkeit: Die Berichte müssen sowohl für Menschen als auch für Maschinen lesbar sein, daher sollten sie kurz und klar sein und XBRL-Tags enthalten.‍
• Aktualisierungen in Echtzeit: Verwenden Sie idealerweise ein Tool, mit dem Sie mehrere Vorlagen erstellen und Daten in Echtzeit aktualisieren können. So können Sie den Fortschritt verfolgen und interne und externe Stakeholder (z. B. Kommunikations- und Marketingabteilungen, Kunden, Lieferanten) informieren.

Häufige Fallstricke und wie man sie vermeidet

Im Folgenden finden Sie die häufigsten Fallstricke, die wir festgestellt haben, und Vorschläge, wie Sie sie vermeiden können.

➡️ Versuchen Sie, alles selbst zu machen: Die CSRD ist eine noch nie dagewesene Verordnung zum Thema Nachhaltigkeit. Sie ist ehrgeizig und bringt ein gewisses Maß an Komplexität mit sich. Zumindest im ersten Jahr ist es eine gute Idee, sich von CSRD-Experten helfen zu lassen, egal ob sie aus Beratungs- oder Softwareunternehmen kommen. 

➡️ Übermäßiges Vertrauen in die Beratung: Vom einen Extrem zum anderen! Manche Unternehmen verlassen sich zu sehr auf externes Fachwissen, anstatt interne Kompetenzen aufzubauen. Ausgewogenheit ist der Schlüssel. Externes Fachwissen kann wertvoll sein, aber der Aufbau interner Kompetenzen ist entscheidend, um unvorhersehbare Kosten zu vermeiden, da die Vorschriften immer komplexer werden.

➡️ Das Thema der Daten wird unterschätzt: Das Datenthema ist oft die größte Herausforderung. Nehmen Sie sich Zeit, um zu verstehen, wo die einzelnen Daten gespeichert sind, wie man sie richtig abruft, bereinigt und ihre Zuverlässigkeit gewährleistet. Beziehen Sie gegebenenfalls Ihre IT-Abteilung mit ein.

➡️ Der Versuch, alles zu automatisieren: Nicht alles muss automatisiert werden. Der Schlüssel zur Identifizierung dessen, was zuerst automatisiert werden sollte, ist die Aktualisierungshäufigkeit. Wenn ein Datenpunkt jeden Tag oder jede Woche aktualisiert werden muss, ist es wahrscheinlich notwendig, ihn zu automatisieren. Wenn die Häufigkeit vierteljährlich oder jährlich ist, wahrscheinlich nicht. 

➡️ Vergessen Sie den Prüfpfad: Stellen Sie sicher, dass jeder Datenpunkt einen eigenen Eigentümer hat, dass jede Aktualisierung protokolliert wird und dass die getroffenen Annahmen erklärt werden. Denken Sie daran, dass ein externer Prüfer zu den gleichen Schlussfolgerungen kommen sollte wie Sie

➡️ Vergessen Sie die kontinuierliche Verbesserung: Die CSRD ist nicht nur ein statisches Bild Ihrer Nachhaltigkeitspraktiken - es geht darum, kontinuierliche Verbesserungen nachzuweisen. Setzen Sie Ziele, schlüsseln Sie sie in Maßnahmen auf und beziehen Sie alle Beteiligten ein.

➡️ Betrachten Sie diese Übung nur unter dem Gesichtspunkt der Einhaltung von Vorschriften: CSRD ist eine enorme Chance, Werte zu schaffen und sich Vorteile gegenüber der Konkurrenz zu verschaffen, da alle Interessengruppen (Kunden, Lieferanten) mehr Nachhaltigkeitsverpflichtungen fordern.

➡️ Sie verwenden ausschließlich Excel: Sie müssen mit einer speziellen Software für das Nachhaltigkeitsmanagement ausgestattet sein. Es mag wie ein eigennütziger Rat klingen, aber die Software muss nicht einmal ROSE sein. Die Alternative zu einem speziellen Tool ist in der Regel die Verwendung von Excel, was dazu führt, dass der Prüfpfad unterbrochen wird und durch manuelle Eingaben und mehrere Dateiversionen, die zwischen den Beteiligten ausgetauscht werden, Fehler entstehen.
Achten Sie darauf, dass Sie eine Software wählen, die mindestens Folgendes gewährleistet:

• Möglichkeit, Quelldateien aus Ihren Informationssystemen zu importieren und die Daten in der Plattform zu manipulieren. Hinweis: ohne Verwendung von Vorlagen!! Das würde den Sinn verfehlen.
• In die Plattform eingebettete Funktion zur Verwaltung von Zielen und Maßnahmen 
• Unbegrenzte Vorlagenerstellung für Berichte und Aktualisierungen in Echtzeit

Lassen Sie sich inspirieren: Lesen Sie über Unternehmen, die sich auf die Einhaltung der CSRD und die Verbesserung der Nachhaltigkeit vorbereiten

Es ist immer wertvoll, von Unternehmen zu lernen, die vor ähnlichen Herausforderungen stehen. Bei ROSE haben wir das Glück, Unternehmen aus verschiedenen Branchen zu unterstützen. Hier sind ein paar Beispiele:

• Italdesign (Automobildesign und Mobilitätsindustrie): Entdecken Sie, wie sie sich auf Daten konzentrieren, um ESG-Daten so zuverlässig wie die Finanzdaten zu machen.
• Bolsius (Europas größter Kerzenhersteller): Sehen Sie, wie das Unternehmen seine ehrgeizige Nachhaltigkeitsstrategie zukunftssicher macht, indem es alle ESG-Themen in einer zentralen Stelle zusammenfasst.
• Vroon (führendes internationales Versandunternehmen): Erfahren Sie, wie das Unternehmen ROSE bei jedem Schritt einsetzt, von DMA bis zur kontinuierlichen Verbesserung.
  
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